ビジョンコミュニケーションズ株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する会議室サービスおよびこれに付随する各種サービス（以下総称して「本サービス」といいます。）において取得する個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令、ガイドライン等を遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報等の取扱いに関する方針を定めるものです。
1. 会社情報
事業者名：ビジョンコミュニケーションズ株式会社
所在地：東京都千代田区神田小川町3-11-2
連絡先メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3 6412 8759
ウェブサイトドメイン：kyrgyr.pro
2. 取得する情報およびその取得方法
当社は、本サービスの提供、予約管理、問い合わせ対応、施設運営、安全管理等のため、以下の情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約日時、利用人数、利用目的、請求先情報
- 本サービスの利用履歴、問い合わせ内容、アンケート回答内容
- ウェブサイトの利用情報（Cookie、IPアドレス、端末情報、閲覧履歴、アクセスログ等）
- 防犯カメラ映像、入退室記録、施設内の安全管理に必要な情報
- 法令に基づき取得することが必要な情報、またはお客様が任意に提供する情報
当社は、主に以下の方法により情報を取得します。
- 予約フォーム、問い合わせフォーム、メール、電話、対面でのご連絡
- 本サービスの利用時における自動取得
- 当社と提携する予約・決済・運営支援事業者を通じた取得
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。
- 本サービスの提供、予約受付、変更、取消し、確認、連絡のため
- 利用料金の請求、決済、返金、督促その他精算業務のため
- 本人確認、利用資格確認、不正利用防止、セキュリティ確保のため
- 会議室の運営、入退室管理、設備管理、保守点検、緊急時対応のため
- 問い合わせ対応、サポート、苦情対応、アフターサービスのため
- 本サービスおよび関連サービスの改善、品質向上、利用状況分析のため
- キャンペーン、アンケート、重要なお知らせ等の案内のため
- 法令上必要な対応、監査対応、紛争対応、権利行使または防御のため
- その他、取得時に明示した利用目的のため
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本法に基づき、適法かつ公正な手段で個人情報を取り扱います。個人情報保護法その他の適用法令に従い、以下のような場合に個人情報を利用または提供します。
- ご本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関または地方公共団体等に協力する必要がある場合で、ご本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 当社の正当な利益を保護するために必要な場合
なお、当社は日本法に基づく事業者として、個人情報保護法に沿って、利用目的の特定、適正取得、安全管理、第三者提供の制限、開示等への対応を行います。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人命、身体または財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要な場合
- 国の機関等に協力する必要がある場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で業務委託先に取り扱いを委託する場合
- 事業承継その他個人情報保護法で認められる場合
当社は、予約管理、決済処理、システム運用、施設保守、メール配信、顧客サポート等のため、適切な委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、契約締結その他の方法により必要かつ適切な監督を行います。
当社が共同利用を行う場合には、別途必要事項を公表または通知します。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、メール配信、解析ツール、決済関連サービス等の利用に伴い、個人情報を外国にある事業者へ委託または提供する場合があります。この場合、当社は個人情報保護法その他の適用法令に従い、必要な措置を講じます。
- 提供先の所在国・地域の個人情報保護制度を確認すること
- 提供先における個人情報の安全管理措置を確認すること
- 必要に応じて、ご本人の同意を取得すること
- 契約等により適切な保護措置を講じること
外国にある第三者への提供が行われる場合には、法令で認められる範囲で、必要な情報を公表または通知します。
7. 保管期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間のみ保管し、その後は適切な方法で消去または匿名化します。保管期間は、以下を考慮して個別に定めます。
- 本サービスの提供に必要な期間
- 法令上保存が必要な期間
- 問い合わせ対応、紛争対応、会計・税務処理に必要な期間
- 安全管理および不正防止のため必要な期間
法令により保存期間が定められている情報については、当該法令に従って保管します。
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法その他の適用法令に基づき、当社に対して以下の請求または申出を行うことができます。
- 開示
- 訂正、追加または削除
- 利用停止、消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
- データポータビリティに関する対応の申出（法令上当社に義務がある範囲または合理的に対応可能な範囲）
- 不服申立てまたは異議の申出
これらの請求を行う場合は、本人確認のうえ、法令に従い合理的な範囲で対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
ご本人が同意に基づいて個人情報を提供した場合、当該同意はいつでも撤回することができます。ただし、同意の撤回前に適法に行われた取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。
同意の撤回をご希望の場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。なお、同意の撤回により、本サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。
10. 苦情・相談の申立て
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求、その他のお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。当社は、適切かつ迅速に対応します。
11. 情報セキュリティ
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。安全管理措置には、以下を含みます。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業者に対する教育・監督
- アクセス権限管理、認証管理、ログ管理
- 通信の暗号化、保存データの保護
- 委託先の監督および契約管理
- 施設の入退室管理、防犯対策
- 事故発生時の対応体制の整備および再発防止策の実施
また、当社は、防犯カメラの設置等により、会議室利用者および施設の安全確保に必要な範囲で映像等を取得する場合があります。これらの情報も適切に管理します。
12. お問い合わせ先
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情・相談は、以下までご連絡ください。
ビジョンコミュニケーションズ株式会社
所在地：東京都千代田区神田小川町3-11-2
メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3 6412 8759
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用上の必要性その他の理由により、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイト上への掲載その他適切な方法により公表し、特に重要な変更については、必要に応じてご本人に通知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。
制定日：2026年9月29日